Assistant Direction Générale Maire et Élus - Mairie de Miniac Morvan H/F - Communes

L'assistant apporte une aide permanente au Maire et au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle (agendas, rendez-vous, réunion), de gestion, de suivi des dossiers, de communication et d'information.Il pilote en transversalité et sous l'autorité du DGS la mise en place du Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d'Amélioration des Conditions de Travail)Accueil physique et téléphonique des administrésAssistant pour le Maire :- Gestion de l'agenda du Maire en lien avec le DGS : organisation et préparation des rendez-vous, des réunions, de la présence à des évènementiels- Demande et/ou diffusion des informations nécessaires et utiles aux agents concernés en interne, ainsi qu'aux élus et aux interlocuteurs externes.- Gestion des appels et mails : analyse des demandes et prise en charge des informations (traitement des urgences, organisation de la réponse, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes, etc..)- Gestion des plannings et réservations des salles de réunion de la mairie en lien avec le service accueil mairie- Gestion du Relevé d'Information de Décision et d'Action (en lien avec le DGS, services et élus) Assistant pour le DGS :- Suivi et préparation des réunions du DGS ; gestion de l'agenda, rédaction des comptes-rendus, préparation et mise en forme des documents, préparation des réunions.- Préparation des instances, en lien avec le DGS (Conseil municipal, bureau municipal, commissions,) et gestion des procédures en lien avec l'assemblée.- Rédaction des délibérations du conseil municipal et arrêtés du Maire- Rédaction et/ou mise en forme des courriers, mails, comptes-rendus, notes, convocations.Missions transverses :- Pilotage du PAPRIPACT sous l'autorité du DGS- Conduite des réunions par services ou pôle sur la mise en oeuvre des actions- Accompagnement des services dans les solutions et estimation des besoins (humains, matériels et financiers)- Visite conseil sur la prévention au quotidien dans les services- Rédaction des bilans en direction du DGS, Maire, Adjoint RH et élus.- Mise à jour de procédures administratives- Préparation de réunion du futur CST local et comptes-rendus

COMPETENCES :CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR FAIREConnaître et savoir appliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté...)Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique TerritorialeConnaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de la mise en place d'un conseil municipalConnaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publicsConnaître et savoir utiliser les outils numériques et bureautiquesCapacité rédactionnelles (syntaxe, orthographe, grammaire)Connaître et savoir appliquer les techniques d'expression écrite et oraleCapacité à anticiperCapacité à gérer les prioritésMéthodologie, rigueurSens de l'organisationPiloter des réunions de services transversalesSAVOIR-ETRE : comportement, attitudes, qualités humainesQualités relationnelles et d'écoute (pédagogie, écoute, empathie, esprit d'équipe)Capacités d'analyse et de synthèse - force de propositionRigueur et organisationEsprit d'initiative et de décisionAutonomie et polyvalenceLoyauté et confidentialitéCONDITIONS D'EXERCICE DU POSTEQuotité :Temps complet 35 heuresLieu de travail : Mairie de Miniac-Morvan - 3ème bureau accueil MairieContexte de travail / Dimensions spécifiques : En interface permanente avec le DGS, le Maire, les élus et servicesRelations internes et externes : Maire, DGS, Elus, services, administrés, préfecture, Agglo St Malo, partenaires institutionnels et privésModalités d'organisation du travail : Travail en autonomie, sans encadrement de personnel Horaires : Administratifs et soirs en fonction du calendrier des instances et organisation du MaireConditions d'hygiène et de sécurité : Travail sur écranEléments obligatoires liés au poste : NBI 10 points Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horairesEléments facultatifs liés au poste et/ou à la collectivité : Régime indemnitaire IFSE, CIA , prime de fin d'année dans la catégorie, CNAS ...

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Grammaire
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Force de proposition
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation
• Empathie
• Capacité d’adaptation